مفهوم التخطيط وأهدافه وأهميته ومراحله - ومقدمة عن التخطيط pdf

أهم مهارات كتابة المراسلات الإدارية وطريقة كتابة مراسلة قوية

تعد كتابة المراسلات الإدارية من أهم الإجراءات التي يجب أن تهتم بها الشركات والمؤسسات، فكتابة المراسلات الإدارية تعتبر من أهم المهارات الإدارية التي يجب أن يمتلكها أي موظف داخل الشركة؛ لأن أي مكاتبة أو مراسة تعبر عن مدى قوة أي شركة.  وتعتبر المكاتبات هي الوسيلة الأساسية والمباشرة للتواصل بين الإدارة وكافة الأقسام وبينها وبين المؤسسات الخارجية.
معنى كلمة المراسلة لغة: المكاتبة، وتكون المكاتبة موجهة إلى شخص أو أكثر في نفس اللحظة، حسب الجهة المرسل إليها أو النسخ الصادرة إلى الجهات المعنية، أو بناءاً على التأشيرة المقيدة على المكاتبة.

تعريف المراسلات الإدارية

المراسلات الإدارية: هي كافة المكاتبات والرسائل المحررة المختلفة سواء ما يتداول منها بين الإدارات المختلفة للمنشأة الواحدة أو تلك التي تتلقاها أو تصدرها المنشأة بينها وبين العملاء والموردين والدوائر الحكومية ودوائر الأعمال المختلفة والهيئات والمؤسسات والأفراد.

مهارات المراسلات الكتابية

تتطلب المراسلات الكتابية وجود بعض المهارات الخاصة كي تحقق الرسالة أهدافها. ومن أهم هذه المهارات ما يلي:

• مهارة القراءة: ويقصد بها وجود بعض القدرات الخاصة لدى الفرد والتي تمكنه من قراءة ومعرفة الرسالة المكتوبة معرفة دقيقة وهذا يتطلب ما يلي:
• تهيئة الظروف المادية المناسبة للقراءة: مثل الإضاءة الكافية والتهوية الجيدة والهدوء اللازم.
• القراءة السريعة للمادة المكتوبة: ففي كثير من الأحيان يستطيع السكرتير المحنك فهم المحتوى الرسالة وهدفها بمجرد النظرة السريعة.
• التركيز أثناء القراءة: وهذا يقتضي الحد من تدخل العوامل التي يمكن أن تؤدي إلى شرود الذهن مثل صوت المذياع أو التلفزيون.
• التلخيص وكتابة الملاحظات: وهي من مهارات القراءة حيث يعمد المسؤول عن قراءة الجملة وتلخيص فكرتها في ورقة خارجية.
• مهارات الكتابة: تعد وسائل الاتصال الكتابي ( المراسلات والتقارير) ممثلاً صادقاً للشخص الذي يقوم بإعدادها فهي بمثابة توضيح لمدى تقدم ورقي المنظمة، والكتابة تتطلب بعض الخصائص اللازمة بها ومنها:
• الوضوح: بمعني أن تكون العبارات المكتوبة تعني نفس المعني المقصود دون زيادة أو نقصان.
• الاختصار: يجب أن تكون الرسالة المكتوبة محققة لهدف الاتصال بأقل ما يمكن من الكلمات والجمل بعيداً عن التكرار.
• الخلو من الأخطاء: فالرسالة التي تتصف بالأخطاء سواء في جوانبها الموضوعية أو الجوانب الإملائية أو اللغوية أو التعارض مع التعليمات المعمول بها تبعث على عدم الاهتمام بها لدى المتلقي.
• التأكد من اكتمال البيانات والمعلومات: وذلك بمراجعتها وتصحيحها قبل إرسالها إلى المستقبل.
• اللطافة في التعبير: يجب مخاطبة الموظف حسب مستوى وظيفته (معالي، سعادة،.....) وكذلك فإن عبارات مثل (نشكركم على ، نقدر لكم،....) تعطي دفعاً معنوياً إيجابياً يساهم في فهم الرسالة.

أنواع الكتابة الإدارية

تتخذ الكتابة الإدارية عدة أنواع وأشكال وينصرف الوقت الأكبر من عمل السكرتير في تحرير المادة المكتوبة، ومن أبرز تلك المواد المكتوبة:

1. الرسالة الإدارية: هي عبارة عن عرض معلوماتي بمواصفات معينة يتسق مع الهدف من تلك الرسالة.
2. المذكرة الإدارية: هي نوعاً من التقارير صغيرة الحجم، عادة لا تتعدى صفحة أو صفحتين وهي شائعة الاستخدام في مختلف الأجهزة الحكومية والخاصة.
3. التقرير الإداري.
4. النموذج الإداري.

الرسالة الإدارية (الخطاب الإداري)

أجزاء الرسالة

1. البسملة: هي جزء مهم عند المجتمع المسلم لأنها اقتداء بالرسول الكريم - صلى الله عليه وسلم- في مكاتباته إلى الملوك وغيرها.
2. الجهة المصدرة للرسالة: هي الجهة التي قامت بتحرير الخطاب.
3. الموضوع: وهو عبارة عن عدد محدود من الكلمات تصف بالشكل المختصر فحوى الرسالة.
4. الجهة المرسل إليها الرسالة: ينبغي أن يتم استخدام اللقب الوظيفي لممثل تلك الجهة وليس الاسم الشخصي لصاحب المنصب الوظيفي.
5. تحية الافتتاح: وأفضل هذه التحايا هي قول: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وهي التحية المستخدمة في المجتمعات المسلمة.
6. متن الرسالة: وهي عبارة عن العرض التفصيلي لمحتوى الرسالة ومكوناتها الموضوعية، ومتن الرسالة يختلف من رسالة لأخرى.
7. تحية الاختتام: وهي عبارة تنم عن التقدير والاحترام للجهة التي سترسل لها الرسالة.
8. الحرف الرمزي لمحرر الرسالة: وقد يكون هذا الرمز أكثر من حرف واحد يمثل الأول منها اسم محرر السرالة والحرف الثاني يمثل الإدراة.
9. اللقب الوظيفي لمسؤول الجمهة مرسلة الرسالة: مثل مدير عام أو مشرف او رئيس قسم......الخ.
10. توقيع مسؤول الجهة المرسلة: لأن التوقيع مهم ويضفي قدراً من الرسمية على الرسالة.
11. الاسم الشخصي لمسؤول الجهة المرسلة.
12. رقم الرسالة: وهو عبارة عن رقم تسلسلي يعطى للمعاملات التي ترسل إلى الجهات المختلفة.
13. تاريخ الرسالة: وهو عبارة عن تاريخ فعلي تسلسلي للمكاتبات الإدارية فيما بين الجهات المختلفة.
14. المرفقات: وهي عبارة عن كل ما يمكن أن يرفق مع الرسالة المرسل إلى جهة معينة وهذه المرفقات قد تكون أوراق إضافية أو ملف ما أو أقراص ممغنطة.
15. عنوان الجهة المرسلة للرسالة: ويشمل المدينة التي توجد بها جهة إنشاء الرسالة وكذلك الصندوق البريدي لها وأرقام الهواتف والفاكس والبريد الإلكتروني.

أنواع الرسائل

1. الرسائل أو الخطابات الحكومية: ويستخدم هذا النوع من الرسائل في التخاطب فيما بين الجهات الحكومية وبعضها البعض.
2. رسالة أو خطاب الدعوة: التي قد يحررها السكرتير أو مدير المكتب لدعوة أعضاء الإدارة لحضور اجتماع معين يقرره الرئيس.
3. رسالة الاستفسار: وهي عبارة عن رسالة يقوم محررها بالاستفسار عن موضوع ما حسب غرض الرسالة.
4. رسالة طلبا لحصول على فرصة وظيفية او فرصة قبول تعليمي.
5. الرسالة المتعلقة بشؤون الأفراد: مثل خطابات التعريف والترقية والنقل والانتداب.
6. رسالة التزكية والتوصية.
7. رسالة الرد: مثل الاعتذار أو التوضيح.
8. رسالة الشكوى: مثل أن يقدم موظف تظلم ما إلى رئيسه.

المذكرة

1. تتعامل مع عدد كبير من الموضوعات: مثل توصيل معلومات لمن يشغلون المناصب الإدارية العليا.
2. قد تعرض المذكرة مشكلة ويقترح كاتبها حلاً.
3. قد تعرض موقف معين ويرفع كاتب المذكرة إلى رئيسة يطلب منه التوجيه فيما يتعلق بأسلوب التعامل مع هذا الموقف.

الأشكال العامة للمذكرة

1)  الجزء العلوي

ويتكون من:-

1. عنوان المذكرة في وسط الصفحة.
2. الجهة التي أعدت المذكرة.
3. الجهة التي سترفع إليها المذكرة.
4. الموضوع الذي بشأنه تم إعداد المذكرة.

2)  الجزء الأوسط

عادة ما يخصص هذا الجزء لذكر تفاصيل الموضوع الذي بشأنه تم تحرير المذكرة.

3)  الجزء السفلي

وهو الجزء المخصص لاسم وتوقيع معد المذكرة وتاريخ المذكرة.