القائمة الرئيسية

الصفحات

تعريف التنظيم: الأهمية والخطوات والأنواع والأشكال والمقومات

بحث عن التنظيم:  أساسيات وأهمية وتعريف التنظيم الجيد للمؤسسات

صورة عن أساسيات وأهمية التنظيم الجيد للمؤسسات

مقدمة عن التنظيم

التنظيم وهو العنصر الثاني من عناصر العملية الإدارية وتكمن أهمية التنظيم في إقامة علاقات فاعلة بين الموظفين في مكان العمل وذلك لتحفيز الأفراد على العمل بأعلى كفاءة.  فمع التطور الهائل في التكنولوجيا نحن مطالبون في إتخاذ خطوات فعالة وتوظيف الأساليب التنظيمية للإسهام في ضبط العمل الداخلي، وذلك لتحقيق أهداف المنظمة وفق الخطة الإستراتيجية المعدة.

تعريف التنظيم

عادة ما يكون تعريف التنظيم:  هو وضع كل شيء في المكان المناسب، وكل شخص في المكان المناسب، وربط أشياء معينة ببعضها البعض، وربط الأشخاص ببعضهم البعض لتشكيل وحدة متكاملة.


تعريفات بعض العلماء للتنظيم/
  • تعريف هنري فايول للتنظيم:  "أنه امتداد المنشأة بكل ما يساعدها على تأدية وظائفها من المواد الأولية والعدد ورأس المال والأفراد".
  • تعريف جورج تيري للتنظيم:  "أنه إقامة علاقات فعالة للسلطة بين العمل والأشخاص وأماكن العمل بغرض تمكين الجماعة من العمل مع بعضها بكفاءة".
  • تعريف والتر للتنظيم: "أنه تقسيم العمل إلى عناصر ومهام ووظائف وترتيبها في علاقات سليمة وإسنادها إلى الأفراد بمسؤوليات وسلطات تسمح بتنفيذ سياسات المنظمة".

ما هو الفرق بين التنظيم والمنظمة

  • التنظيم: هو إحدى وظائف العملية الإدارية في المنظمة وهو يتضمن تحديد أوجه النشاطات المختلفة في المنشأة وتوزيعها على العاملين في هذه المنظمات.
  • المنظمة: هي نظام يتم تصميمه على شكل تنظيمي معين لتحقيق أهداف محددة وتعدد أنشطة المنظمات باختلاف الأعمال التي تزاولها.

ما هي أهمية التنظيم؟

تعتبر أهمية التنظيم المحرك للإدارة العليا لإستغلال الموارد البشرية وغير البشرية وذلك لتحقيق الأهداف المنشودة، ولقد ازدادت أهمية التنظيم مع كبر حجم المؤسسات وإتساع الرقعة الجغرافية للمنظمات وزيادة أعداد الموظفين، وهنا نسرد الأهمية الفعلية للتنظيم في أي مؤسسة:-
  1. يمكن عن طريق التنظيم تجنب التضارب والاحتكاك بين العاملين في المنظمة.
  2. يعمل التنظيم على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة سواء مادية أو بشرية.
  3. كلما كان التنظيم مستقراً كلما أدى ذلك إلى استقرار حياة المنظمة.
  4. يساعد التنظيم على انتظام العمل وانسيابه بسهولة.
  5. يساعد التنظيم على إنجاز العمل بطريقة سهلة.
  6. تحقيق الانسجام بين الأفراد والعاملين في المنظمة.
  7. تحقيق الرقابة الإدارية الفعالة.
  8. تحديد الصلاحيات المخولة للرؤساء والموظفين للقيام بأعمالهم.

ما هي خطوات التنظيم؟

بعدما علمنا أهمية التنظيم، يمكن اتباع هذه الخطوات في عملية التنظيم، لضمان نجاح العمل وتحقيق الأهداف: 
  1. تحديد أهداف وخطط المنظمة.
  2. تحديد الأنشطة الضرورية لبلوغ الأهداف الأساسية والثانوية.
  3. تقسيم الأنشطة إلى أنشطة ومهام رئيسية وفرعية.
  4. تقسيم أوجه النشاط إلى وحدات إدارية.
  5. تخصيص الموارد البشرية والمالية لإنجاز المهام الأساسية والإضافية.
  6. تفويض السلطة لكل رئيس مجموعة.
  7. ربط الوحدات الإدارية في المنظمة ببعضها عن طريق تحديد خطوط السلطة.
  8. التنسيق بين الإدارات المختلفة في المنظمة.
  9. إعداد مخطط تنظيمي يوضح الواجبات والسلطات والمسؤوليات الإدارية.
صورة عن التنظيم: التعريف والأهمية والخطوات والأنواع والأشكال والمقومات

ما هي أنواع التنظيم؟

يمكن التمييز بين نوعين أساسين من أنواع التنظيم وهما:
  1. التنظيم الرسمي.
  2. التنظيم الغير رسمي.

أولاً/  التنظيم الرسمي

يستمد هذا التنظيم وجوده من الهياكل التنظيمية الرسمية، فهو الذي يتم عن وعي وإدراك لتنسيق أعمال المنظمة حتي نتمكن من تحقيق أهدافها، ويوجد العديد من أنماط التنظيم الرسمي يتمثل أهمها فيما يلي:

في هذا النوع ، يتم تشكيل خط مستمر من السلطة في الهيكل التنظيمي ، مما يعني أن كل رئيس لديه سلطة مطلقة لقيادة المرؤوسين ، وأن هؤلاء المرؤوسين لديهم سلطة مطلقة لقيادة مرؤوسيهم ، وما إلى ذلك ، حتى نصل إلى المنظمة يصل إلى أدنى مستوى من الهيكل.
  1. التنظيم الرأسي: في هذا النوع ، يتم تشكيل خط متتابع من السلطة في الهيكل التنظيمي، مما يعني أن كل رئيس لديه سلطة مطلقة لقيادة المرؤوسين، وأن هؤلاء المرؤوسين لديهم سلطة مطلقة لقيادة مرؤوسيهم التابعين لهم، وما إلى ذلك حتى نصل إلى أدنى مستوى من الهيكل التنظيمي.
    1. التنظيم الوظيفي:  يعتمد على التخصص الوظيفي داخل المنظمة بحيث أن توجد وحدة إدارية في وظيفة معينة على مستوى المنظمة.
    2. التنظيم مع استخدام اللجان:  المشورة في هذا النمط من التنظيم تقدم في صورة جماعية تأخذ شكل اللجان، فهي تخلق روح التعاون بين أعضاء المنظمة وتساهم في تدريب الأعضاء على التفكير في حل المشكلات.
    3. التنظيم المصفوفيالخريطة التنظيمية لهذا التنظيم تأخذ شكل الشبكة أو المصفوفة حيث تعتمد على الجميع بين كل من الأساسين السلعي والوظيفي.

    ثانياً/  التنظيم الغير رسمي

    يعتبر شبكة من العلاقات الاجتماعية والشخصية التي يتم إنشاؤها تلقائيًا استنادًا إلى الروابط الشخصية بين أعضاء التنظيم.

    ما هي فوائد التنظيم الغير رسمي؟
    • يساعد على تلبية الاحتياجات النفسية للأفراد في المنظمة.
    • يقوي التواصل بين الموظفين في المنظمة. 
    • يساعد في إزالة نقاط الضعف التنظيمية.

    ما هي عيوب التنظيم الغير رسمي؟
    • زيادة الأوقات اللازمة لإنجاز العمل في المنظمة.
    • قد يعمل ضد أهداف المنظمة.

    ما هي طرق التنظيم؟

    تستخدم الإدارة العديد من الطرق لتصميم الهيكل التنظيمي وتقسيمه إلى وحدات وأقسام إدارية، وتتمثل أهم الطرق الشائعة الاستخدام في هذا الصدد فيما يلي:
    1. التقسيم وفقاَ لطبيعة العمل أو الوظائف.
    2. التقسيم حسب الموقع االجغرافي.
    3. التقسيم حسب المنتج أو الخدمة.
    4. التقسيم حسب العمليات أو المراحل.
    5. التقسيم حسب العملاء.
    6. التقسيم المركب.

    ما هي أشكال التنظيم؟

    تتمثل الخرائط الرئيسية لتصميم الخرائط التنظيمية فيما يلي:
    1. الشكل المثلثي:  يتم إعداد الخريطة التنظيمية وفقاَ لهذا الشكل إما على صورة شكل هرمي أو رأسي أو أفقي بحيث تقع المستويات العليا عند قمة الهرم والدنيا عند القاعدة.
    2. الشكل المستطيل:  تصمم الخريطة التنظيمية إلى وحدات إدارية على مستوى أفقي أدنى من أعلى مستوى مباشر ثم تقسيم كل وحدة رئيسية إلى وحدات فرعية رأسياَ كما تقسم الوحدات الفرعية هي الأخرى إلى وحدات أصغر حتى تصل إلى أدني مستوى من مستويات التنظيم.
    3. الشكل الدائري:  يتم جعل الإدارات والأقسام بمثابة دائرة تلتف حول الرئيس، حيث تضع الوظائف الرئيسية في المركز وتحيط بها مختلف الوظائف في شكل دوائر متلاصقة تقاس مدى أهميتها في الهيكل التنظيمي بمدى قربها أو بعدها عن مركز الدوائر جميعاَ.

    العلاقات التنظيمية

    يمكن بلورة العلاقات التنظيمية بصورة أساسية في الشكلين التاليين:
    1. علاقات السلطة:  تنتج عن نظام العمل الرسمي بين المديرين ومرؤوسيهم في التنظيم، حيث تتلخص مهمتها الرئيسية في طاعة وإستجابة المرؤوسين لقرارات رؤسائهم.
    2. علاقات المشاركة:  تظهر هذه العلاقات بين المرؤوسين بعضهم وبعض في نفس المستويات الإدارية وإن كانت علاقات السلطة تحقق علاقات التعاون بالقوة الآمرة فإن علاقات المشاركة تحقق هذا التعاون ويلاحظ أن علاقات المشاركة تدعم وتقوي من علاقات السلطة.

    ما هي مقومات التنظيم الفعال؟

    إن التنظيم لا بد أن يقوم على مجموعة من الأسس العلمية السليمة تمثل مقومات رئيسية يمكن في إطارها خلق التنظيم الفعال بالمنظمات مع مراعاة ظروف كل منظمة على حدة، وتمثل أهم هذه المقومات فيما يلي:
    1. وحدة الهدف والمرونة.
    2. التخصص وتقسيم العمل.
    3. وحدة القيادة وتسلسلها.
    4. تحديد الاختصاصات.
    5. تفويض السلطة.
    6. تكافؤ السلطة مع المسؤولية.
    7. نطاق الاشراف المناسب.
    8. المرونة.

    هل اعجبك الموضوع :

    تعليقات

    محتويات
      -->