القائمة الرئيسية

الصفحات

جديد | خطوة نجاح [LastPost]

تعريف الرقابة في الإدارة| الأهمية والشروط والأهداف والأنواع

 مفهوم الرقابة: المقومات والأساليب والخطوات والمستويات والأنواع والفوائد

صورة | ما هي الرقابة في الإدارة؟ الأهمية والأهداف والخصائص والأنواع والمستويات والأساليب

الرقابة وتعني بالإنجليزية: (censorship) وتعني لغة: هي الحراسة، وهي حذف المادة الغير مقبولة بنظر الهيئة العامة.  ونعني بمصطلح الرقابة بأنها هي عبارة عن قياس فعلي لأداء الفرد وتقييمه من خلال الالتزام بالقرارات بشكل حازم، وفق لكل خطة موجودة وتكون هذه الخطة ضمن معايير مدروسة.

يعتبر عنصر الرقابة من أهم عناصر الإدارة، وسنتحدث لكم عن العديد من تعريفات الرقابة وهي كالتالي:
  • الرقابة الإعلامية: هي قيام الجهات المختصة بمراقبة الأعمال التفلزيونية والمسرحية قبل العرض أمام المشاهدين وتقوم بمنع الأشياء المخالفة لقانون الدولة مثل: (التكفير – الدعارة).
  • الرقابة الإدارية: تعتبر هي الوظيفة الأخيرة من وظائف الإدارة وتقوم على متابعة الأداء الفعلي ورصد الإهمال وتحديد موقع الإهمال والعمل على معالجته.
  • الرقابة: هي عبارة عن عملية يتم التأكد من سير الإجراءات وفق الخطط والتعليمات الصادرة، عن طريق اكتشاف الخلل والضعف والعمل على التنبؤ بالمشاكل التي ستحدث والعمل على تجنبها.
  •  تعريف فايول للرقابة: هي التحقق من أنّ ما يحدث يطابق الخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة.
  •  تعريف كونتر للرقابة: قياس وتصحيح إنجاز الأفراد للتأكد من أهداف المؤسسة والخطط قد أنجزت.
  •  الرقابة: هي عنصر من أهم عناصر الإدارة والتي تسعى إلى تحقيق أهداف المنظمة.

الرقابة إنها عملية التأكد مما تم التخطيط له مسبقاً قد تم تنفيذه، وكشف الانحرافات والعمل نحو تصحيحها من أجل الوصول للأهداف المحددة سلفاً، حيثُ يمكن من خلاله استنتاج ما يلي:-
  • وجود هدف مخطط له.
  •  وجود أداء مخطط له.
  • وجود أداء يتحقق عند التنفيذ.
  • تقييم الأداء.
  •  كشف الإنحراف.
  •  تصحيح الإنحراف.
  •  تحقق الهدف.

وظائف الرقابة:

  • العمل على وضع معايير قياس الأداء باختلاف الأنواع الكمية والنوعية، وقد تكون فنية تتعلق بطبيعة نشاط الشركة من حيث عدد الوحدات التي تم إنتاجها والقدرة الإنتاجية الكلية وقد تكون إدارية مثل: تشريعات حول الأنشطة والمهام.
  • قياس الأداء ومقارنته بالمعايير الموضوعية ومن ثم يتم تحديد الانحراف والخلل والموضع والمسؤول عنه وآلية التصحيح والحل لعدم التكرار.
  • مواجهة المشاكل التي تنشأ في المؤسسة من خلال متابعة الأنشطة بشكل مستمر.

أهمية الرقابة:

  1. يعتبر عنصر الرقابة عنصر مرتبط بجميع وظائف الإدارة، بناء على التفاعل المرتبط بينها من أجل تحقيق أهداف المؤسسة.
  2. تعتبر الرقابة هي النتيجة النهائية لجميع مهام المؤسسة من خلال قياس قدرة وكفاءة الخطة الموضوعة وكيفية تنفيذها.
  3. استخدام هيكل تنظيمي يتلائم مع مهام مدير المؤسسة.
  4. تعمل على مساعدة مدير المؤسسة على معرفة الأخطاء والعمل على كشفها عند حدوثها لإجراء حلول جذرية لها.
  5. يعتبر عنصر الرقابة من الوسائل المهمة لتعزيز تأقلم المؤسسة مع التغيرات البيئية المحيطة وكيفية التعامل معها.

شروط الرقابة:

  1. يجب معرفة إدارة المؤسسة بأهداف كل نشاط يتم تطبيق الرقابة عليه، وذلك لتحديد المعايير الخاصة بالرقابة عليه.
  2. معرفة إدارة المؤسسة لجميع المهارات الفنية والإدارية الخاصة بالعمل الذي تقوم بالرقابة عليه، لكي تعمل على تعديله، وتصحيح الخطأ والانحراف الخاص به.
  3. منع تعدد الجهات الإدارية التي تقوم بالرقابة، حتى لا تشكل عبئاً أمام الموظفين.

أهداف الرقابة:

  • العمل على مساعدة إدارة المؤسسة في التحقق من إنجاز الخطة المطروحة بناء على القرارات والتوجيهات الصحيحة للوصول إلى التميز.
  • العمل على التأكد من إنجاز الوظائف والمهام المخطط لها.
  • الكشف بشكل فوري عن الأخطاء والانحراف عند حدوثه، وذلك لمعالجته.
  • الحفاظ على حق الموظف والمراجعين للمؤسسة.
  • متابعة تنفيذ كافة القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الإدارة العليا من قبل الموظفين.
  • توطيد علاقة التعاون بين جميع الأقسام العاملة في المؤسسة.

خصائص الرقابة الفعالة:

  1. موافقة الموظفين على دور الرقابة في المؤسسة: يجب على الموظفين اعتبار دور الرقابة على أنه وسيلة وليس غاية، بهدف الوصول إلى الأداء المميز، بحيث يتم اعتباره على أنه عنصر مساند لهم وليس عنصر لعقاب المقصر أو المخطئ، وإنما لكشف الصعوبات والعمل على حلها بجودة عالية.
  2. تركيز المدير على العوامل الأساسية: وهي العوامل التي يعتمد عليها نجاح المؤسسة بحيث يعتبر التركيز عليها ومراقبة الخطأ والانحراف أولاً بأول فذلك سيؤدي إلى نجاح جميع أجزاء المؤسسة.
  3. الاقتصاد في الرقابة: يجب توفير معدات وأجهزة وأفراد لعملية الرقابة في العمل، وتحقيق توازن اقتصادي بين عائداتها والتكاليف المالية.
  4. المعلومات الدقيقة: يجب الحصول على المعلومات بشكل صحيح ودقيق للوصول إلى العمل بشكل أفضل.
  5. ظهور نتائج الرقابة بشكل سريع: يجب قبل ظهور الخطأ والانحراف التنبؤ بأنه سيحدث خطأ وإبلاغ الشخص المسؤول والعمل على تصحيحه بشكل سريع.
  6. البساطة: يجب أن تكون عملية الرقابة في العمل واضحة وبسيطة وسهلة الفهم لجميع الموظفين وذلك لوجود المرونة فيها.
  7. العمل على اقتراح العديد من البدائل المستخدمة في معالجة المشكلة لتجنب حدوثها.
  8. التغذية الراجعة: يجب إجراء تغذية راجعة من وقت لآخر في المعايير والمحددات والقرارات التي تم اتخاذها للتأكد من ملائمتها مع الأحوال الموجودة في كل وقت.

مستويات المعلومات التي تحتاجها الإدارات في الرقابة:

  1. الإدارة العليا: تحتاج إلى معلومات خارجية، ومعلومات داخلية تتعلق بالمؤسسة كلها.
  2. الإدارة الوسطى: تحتاج إلى معلومات داخلية، وعن قطاع من قطاعات المؤسسة حسب اختصاص كل مدير مثل: الانتاج – التسويق، وتكون شهرية.
  3. الإدارة المباشرة: تحتاج إلى معلومات متخصصة ومعلومات بشكل مستمر ودوري.

العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند تصميم نظام المعلومات:

  • مستخدمي الأنظمة في تصميم النظام.
  • توضيح بشكل تفصيلي مفاصل ومسار إرسال المعلومات.
  • توضيح إجراءات مفصلة لجمع المعلومات والعمل على المعالجة والتفسير والتوزيع.
  • مركزية كل نظام، بحيث يكون نظام مثلاً: للصيانة – للإنتاج وهكذا.

عنصر الرقابة يرتكز على عدة عناصر وهي:

  • تقييم مدى كفاءة المؤسسة في تحقيق الأهداف عن طريق بعض من المحددات والمعايير النوعية والكمية تحددها الإدارة العليا للمؤسسة.
  • مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المخطط له وكشف جوانب الضعف ومعرفة الأسباب والانحرافات.
  • العمل على تصحيح الانحرافات عن طريق تحقيق الأهداف المدروسة.

فوائد الرقابة، تكون على جانبين:

  • فوائد الرقابة على صعيد المنظمة:

    • استخدام أكفأ للموارد والمواد الموجودة.
    • التأكد من أنّ الأداء يسير بناء على مجموعة من السياسات الموضوعة في الخطة.
    • التأكد من قدرة المؤسسة على تحقيق الأهداف الموضوعة بناء على الخطة.
    • التأكد من مطابقة الأداء الفعلي بناء على الخطة.
    • كشف الانحراف والضعف والخلل داخل المؤسسة والعمل على تصحيحه بشكل مدروس.

  • فوائد الرقابة على صعيد الفرد:

    • حصول الفرد داخل المؤسسة على جميع حقوقه سواء معنوية ومادية.
    • تدريب الأفراد من خلال الدورات المتخصصة لكي يتمكنوا من الوصول إلى العمل على تنفيذ الخطة الموضوعة.

أنواع الرقابة:

  1. الرقابة الداخلية: هي التي تقوم المؤسسة نفسها بالرقابة على أداء وسير العمل في داخل المؤسسة، وتشمل جميع أقسام الإدارة والموظفين بالمؤسسة.
  2. الرقابة الخارجية: وهي تتم عن طريق أشخاص من خارج المؤسسة بالرقابة على المؤسسة عن طريق الحكومة.
  3. الرقابة القبلية: هي الرقابة التي تتم قبل تنفيذ أي عمل بهدف منع وقوع الأخطاء والانحرافات في المستقبل، والعمل على كشف الخطأ قبل حدوثه.
  4. الرقابة المتزامنة: يتم ذلك لتتبع الأداء الوظيفي بشكل مستمر ، حيث يتم العمل لقياس الأداء في الوقت الحالي ومقارنته بالخطة المعتمدة لتحديد الخطأ وتلاشيه قبل حدوثه.
  5. الرقابة البعدية: هي الرقابة التي تتم بعد تنفيذ العمل أو بعد تنفيذ جزء من مراحل العمل بهدف تقييم الأخطاء بعد وقوعها بهدف منع التكرار والعمل على رصد الأخطاء الموجودة.
  6. الرقابة المستندية: هي الرقابة التي تعتمد على فحص المستندات والتأكد من صحتها بناء على القرارات الصادرة بحقها.
  7. الرقابة الشخصية: هي الرقابة التي تتم من خلال ملاحظة المدير للأفراد من خلال سلوكهم عن طريق الملاحظة الشخصية.
  8. الرقابة الفردية: هي الرقابة التي تتم عن طريق قيام فرد واحد بمراقبة المرؤوسين ومتابعة الأخطاء واتخاذ الإجراءات المناسبة بحق المخالفين.
  9. الرقابة الجماعية: هي الرقابة التي تتم من خلال مجموعة من الأفراد وقيامهم بممارسة الرقابة على المرؤوسين.
  10. الرقابة الدورية: هي الرقابة التي تتم في أوقات معلومة في كل فترة زمنية.
  11. الرقابة المستمرة: هي الرقابة التي يتم من خلالها ممارسة مهام الرقابة بشكل مستمر أثناء العمل.
  12. الرقابة الشعبية: هي الرقابة التي يقوم بممارستها أفراد الشعب على الأجهزة الإدارية في الدولة من خلال الشكاوى والتقارير.
  13. الرقابة التشريعية: هي الرقابة التي تقوم بها التنظيمات التي تمارس التشريع في الدولة.
  14. الرقابة القضائية: هي الرقابة التي تمارسها أجهزة القضاء في الدولة.

مستويات الرقابة:

  1. الرقابة الاستراتيجية: وهي عبارة عن مراقبة ومتابعة العوامل البيئية الأكثر تعقداً والتي يمكن من خلالها التأثير على كيفية تطبيق الخطط الاستراتيجية، وتقييم الإجراءات والتأكد من تنفيذها كما تم التخطيط لها، وتعمل على وضع خطط رقابية وتشغيلية وتتم هذه عن طريق الإدارة العليا الذين لديهم النظرة الشاملة والخبرة الكافية لجميع أقسام وأنشطة المؤسسة.
  2. الرقابة التكتيكية: وهي عبارة عن رقابة يقوم بها مدراء المستويات الوسطى، وتعمل على تقييم عملية التنفيذ للخطط التكتيكية ومتابعتها ومدى تحقيق الأقسام للأهداف والبرامج والتقارير الموضوعة.
  3. الرقابة التشغيلية: وهي عبارة عن رقابة يقوم بها مدراء المستويات الدنيا، وذلك عن طريق الإشراف على تنفيذ الخطط التشغيلية ومتابعتها بشكل يومي، واتخاذ القرارات الصحيحة للأفراد، وهي تعمل على تقديم تغذية راجعة داخل المؤسسة من خلال مدى تحقيق الأهداف القصيرة والطويلة الأجل.

 خطوات الرقابة الإدارية:

  • تحديد المعايير الرقابية: وهي عبارة عن وضع المعايير الواضحة لقياس المهام التي تحقق أهداف المؤسسة، بناء على كمية العمل المطلوب إنجازه والمدة الزمنية.  المعايير تنقسم إلى قسمين وهي: 
    • المعايير الكمية: وهي معايير يتم الإشارة إليها بصورة رقمية مثل: الوقت – النسب – المسافة – المال.
    • المعايير النوعية: إذا كانت أهداف ونشاطات المؤسسة طبيعية ولا يمكن التعبير عنها بصورة كمية.
  • تقييم الأداء الفعلي بناء على المعايير: وهو قياس الأعمال المنجزة ومقارنتها بالمعدلات المدروسة والمتوقعة، ويعتبر نجاح هذه المرحلة بناء على دقة المعايير عن طريق: قياس درجة انحراف الأداء الفعلي والمعايير الموضوعة.
  • تصحيح الإنحرافات: وهي عبارة عن تصحيح الأخطاء التي نتجت عن عملية القياس في تحقيق الأهداف الموضوعة، وذلك عن طريق معرفة الأسباب التي أوصلت إلى الانحراف والعمل على الحل بشكل أفضل وجودة عالية.
 

أساليب الرقابة:

  1. الموازنة التقديرية: وهي عبارة عن أهداف تعبر عن المعايير والمحددات الرقابية التي يجب تحقيقها خلال فترة الموازنة ومن ثم مقارنتها بالأعمال المنجزة مع الأهداف الموضوعة.
  2. المراقبة الداخلية: وهي عبارة عن مجموعة من العمليات والأساليب الإدارية الموضوعة والتي يتم تنفيذها بكفاءة.
  3. المراقبة الخارجية: وهي الرقابة التي تعمل على الاطمئنان على أنّ الجهاز الإداري بالمؤسسة يسير بشكل مستمر بناء على التعليمات الصادرة.
  4. الملاحظة الشخصية: وهي اتصال مباشر بين المدير والمرؤوس.
  5. التقارير: وهي تعمل على توضيح ما وصلت إليه الإدارة من نتائج.
  6. التحليل الكمي: وهي تتم عن طريق بحوث العمليات.
  7. نظم المعلومات: تعتبر وسيلة تعمل على توفر البيانات والمعلومات الدقيقة للإدارة عن أي مجال في المؤسسة وتأكدها من صحته.
  8. الرقابة بالاستثناء: هو أسلوب من أساليب الرقابة يعمل على مراجعة الأخطاء الكبيرة والمهمة والعمل على تجاوز الأخطاء الصغيرة.
  9. العائد على الاستثمار.
  10. نقطة التعادل.
  11. الخرائط.
  12. الرقابة على المخزون.
  13. حلقات الجودة.
  14. الرقابة على الوقت.

مقومات الرقابة الفعالة:

  • البساطة والسهولة.
  • المرونة.
  • الموضوعية.
  • التكلفة.
  • الاستثناء.
  • الملائمة مع العمل.
تفاعل!
فريق العمل
فريق العمل
هدفي هو إشباع طموحي ورغبتي في إنجاز العمل بالتطوير والإنتاجية، والإسهام في نشر المعرفة بين المجتمع، لأكون شخص فاعل ومنتج.

تعليقات

تعليقان (2)
إرسال تعليق
  1. ما شاء الله مقال رائع

    ردحذف
  2. اسم كاتب المقال ن فضلكم

    ردحذف

إرسال تعليق

نسعد بإستقبال إقتراحاتكم وإضافة خبراتكم